Muitos empreendedores tem uma ideia de negócio, mas na hora de executar a operação não sai do lugar. Porque? Muitos não sabem o que são ações operacionais de vendas, de compras, financeiras e fluxogramas. Veja o que a equipe do Projeto Jovem Empresário tem para lhe dizer.
Todo o empreendimento pode ser separado em ações estratégicas, táticas e operacionais. As ações estratégicas são aquelas relacionadas ao planejamento de curto, médio e longo prazo que definirão os objetivos do negócio. As ações táticas serão aquelas que determinarão as metas, os prazos e os indicadores necessários para atingir os objetivos. Por fim, as ações operacionais serão aquelas do dia a dia da empresa que serão responsáveis por fazer o negócio rodar a fim de atingir as metas dentro dos prazos e com os indicadores certos para alcançar os objetivos. Basicamente, sem o operacional, todo o resto é apenas uma ideia, e é por isto que a maioria dos empreendedores acaba falhando, porque colocar a ideia no papel é muito mais fácil do que tirá-la do papel e torna-la realidade.
As ações operacionais serão aquelas responsáveis por realizar o que foi planejado e por isto apresentam uma importância enorme para o sucesso de um negócio. Muitas ideias incríveis não atingiram o sucesso porque não encontraram uma forma de serem executadas. Por estar realizando o que foi planejado, nunca uma ação operacional ocorre isoladamente. Neste sentido, algumas tarefas essenciais para a operação de um negócio merecem destaque.
A primeira que vamos abordar são as ações operacionais de vendas. Este é o ponto crítico de qualquer negócio porque, se não vender, não gerará receita. Estabelecer ações prioritárias neste ponto é muito importante. Por exemplo, se eu produzo doces caseiros e faço um planejamento de vender 500 unidades em uma semana, o que eu preciso levar em conta nas ações de vendas? Primeiro, se eu consigo produzir isto em uma semana, depois, se eu consigo armazenar este produto com qualidade e segurança, depois, se eu tenho público suficiente para atingir este resultado e, por fim, se eu consigo entregar este produto aos clientes. Só depois de respondido estas questões é que a preocupação do empreendedor se voltará para a técnica de vendas.
O mesmo ocorre com a ação de compras. Decidir quanto se irá comprar, de quem e quando pode parecer coisa simples, mas envolve uma imobilização de capital que pode ser crucial para a sobrevivência do negócio. Muito se fala em trazer um produto da china. Mas algumas questões são relevantes neste aspecto: qual a quantidade mínima que preciso importar? Quais são as restrições tributárias e alfandegárias? Qual é a qualidade do produto? Alguns empreendedores se empolgam com as projeções de vendas e acabam adquirindo uma enorme quantidade de estoque, imobilizando um capital significativo. Quando as vendas não correspondem às projeções, começam os problemas. Estoques cheios, sem dinheiro para fluxo de caixa, validade do produto vencendo ou até mesmo a tecnologia sendo ultrapassada. A decisão da compra deverá ser sempre pelo menor risco para o negócio, mesmo que não seja ainda pelo melhor preço.
Onde a maioria dos empreendedores ainda acaba patinando são nas ações operacionais financeiras. Lidar com o dinheiro é uma coisa que o brasileiro ainda não sabe muito bem, e acaba aprendendo pelo tradicional método de tentativa e erro. Na gestão de um negócio, errar na parte financeira pode significar o fim de uma empresa. Empreendedor geralmente trabalha com um capital limitado para o início de um negócio, muitos contando com o dinheiro que vai entrar das receitas. Esse é o maior erro operacional. Todo o negócio deve ter um capital de giro, um dinheiro em caixa para manter o fluxo da empresa até o ponto de equilíbrio real (e não o planejado). Uma conta simples e conservadora é ter o dobro do dinheiro em caixa daquilo que foi planejado como necessário para o negócio funcionar até o ponto de equilíbrio teórico. As vezes pode levar até mais tempo. É comum boas startups morrerem sem ter tido a oportunidade de receber investimento porque justamente não conseguiram sustentar a empresa até girar o modelo de negócio no mercado.
Uma técnica simples de manter o operacional em dia é utilizar de registros que facilitem com que as operações sejam executadas sem esquecer os detalhes importantes. Ficar tudo na memória pode ser um problema, principalmente quando alguma tarefa precisa ser delegada, portanto, registre o fluxo operacional de cada tarefa. Um diagrama no estilo fluxograma pode ser bem útil nesta etapa. Apesar de burocrático e gastar algum tempo, todas as tarefas a serem executadas terão uma sequência definida e um check list para garantir que a melhor operação está sendo executada e o que é melhor, qualquer um terá um roteiro para seguir.
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